Trước hết cần phải nói rằng trong quy trình kinh doanh gồm 6 bước thì bước tìm kiếm người mua tiềm năng (prospecting) và bước trình bày sản phẩm (presentation) là những bước vô cùng cần thiết, được nhìn thấy là linh hồn của cả quy trình. Muốn find được khách hàng tiềm năng thì một phần mềm vô cùng hữu ích đó là vạch thư điện tử marketing. thư điện tử này đủ sức được gửi sau một cuộc điện thoại nhằm xác nhận lại các yêu cầu, một bản giới thiệu demo về món hàng hoặc sau khi bạn đến tận nơi để chào hàng và mô tả sản phẩm. Các quy tắc vạch tin nhắn hộp thư online cần nhớ:
Mục lục
Cột mốc 30 giây
Hãy lưu tâm tới những thói quen kiểm tra hòm thư và đọc tin nhắn hộp thư online của người khác hay chính bạn. Có người thì kéo chuột từ trên xuống dưới, không phải là từ trái sang phải. Điều đó có nghĩa là gì? Tức là người đọc sẽ không đọc đầu bài tin nhắn hộp thư online của bạn mà kéo thẳng từ trên xuống dưới và chỉ đọc những thông tin mà họ thấy hứng thú. Vậy bạn có gì? 30 giây! Đó là khoảng thời gian dừng mà bạn có trước khi các thông tin dịch chuyển theo các cú bấm chuột của khách hàng. Bạn đã được học trong các khóa học kĩ thuật buôn bán rằng tittle email rất quan trọng. Còn bây giờ thì bạn biết rằng khi khách hàng mở hòm tin nhắn hộp thư online, họ sẽ thấy mình như bị “lạc” giữa biển vậy. Thói quen của khách hàng là sẽ find các tên quen thuộc. Địa chỉ email của bạn thì không rồi. Sau đó họ kiểm tra tới các tittle có liên quan. bởi thế, những từ trong tittle cần tạo sự tò mò hoặc gợi lên nỗi sợ hãi bị bỏ lỡ (FOMO – Fear of missing out). Liệu bạn có thể khiến khách hàng tò mò trong vòng 30 giây? Ví dụ: Với đầu bài thư điện tử này, chúng tôi đang tăng lượng đọc người mua lên tới 90%. Ban đầu tin nhắn hộp thư online gửi tới công ty này có tittle như sau: Khoảng thời gian mới đây ứng dụng của bạn đã được nâng cấp chưa? Chúng tôi đã sửa lại là: Skynet và Yelp – ai hỗ trợ khả thi hơn? email này được gửi đến người cai quản hàng hóa điện thoại di động ở Yelp. Anh ta có thể hoặc k thể biết Skynet. Nhưng thực tế là ai đó so sánh ứng dụng giúp đỡ của mình với của Skynet đều gây được sự chú ý và đều xây dựng sự tò mò, tìm hiểu về dịch vụ đó. Đây chỉ là một gợi ý. Bài học đúc kết là, với một thư điện tử tìm kiếm người mua tiềm năng, dòng vấn đề cần được đọc hiểu và tạo sự tò mò hoặc gợi sự sợ hãi bị bỏ lỡ trong vòng 30 giây. Sau khi bạn đã gợi được tò mò và sợ hãi, bước tiếp theo là gì? 
Mốc 3 phút – đây chính là thời gian để nuôi dưỡng những cảm xúc đó
Dòng đầu bài không phải là một cú “lừa”. tiêu đề và nội dung cần liên quan đến nhau. Nếu bạn chỉ “giật tít” mà bài viết k liên quan, thì người mua cũng sẽ sớm “không liên quan” tới brand của bạn trong tương lai gần. vì thế không nên:
1. Tự hào về công ty của bạn
Việc công ty của bạn có những nhân viên ưu tú, thông minh giang cỡ nào cũng k phải là thông tin người mua cần chú trọng và dành cho bạn 3 phút. Hãy dành thông tin đó cho phần tái bút (nếu thực sự cần thiết).
2. Tâng bốc người mua
Dừng ngay việc mở đầu thư điện tử với những cụm từ tâng bốc khách hàng lên tận mây xanh.
3. Đừng nói lại những thông tin về hàng hóa theo kiểu liệt kê
Và bây giờ là 30 phút
mục đích của thư chào hàng là có thể hẹn gặp người mua trong 30 phút. vì thế không nên liệt kê tính ưu việt của sản phẩm trong thư điện tử này. Việc của bạn chỉ là: Khẳng định thêm sự sợ hãi bị bỏ lỡ, hoặc thỏa mãn sự tò mò. Đó chính là yêu cầu của một email chào hàng. Dưới đây là ví dụ về email mà chúng tôi đã nhắc ở phần trên: Chào James, Tôi được biết anh chính là giám đốc hàng hóa của mảng find tại công ty Etsy. Với sô lượng 20 triệu SKU, bên anh tất nhiên có rất nhiều lượt tìm kiếm tương tác phải không? Và tôi tin chắc rằng việc số lượng tương tác tốt về món hàng sẽ khiến khách hàng muốn mua hàng hóa đó nếu bên anh đủ sức biến chúng thành món hàng được đề xuất khi find. Tuy nhiên, tôi chưa thấy tính năng này trong ứng dụng của các anh. Những nhân viên ở Skynet (tôi cá là anh biết họ và cũng ghen tị với họ) đã có sự chuyển đổi tìm kiếm khá nghèo nàn. món hàng của chúng tôi giúp họ đưa ra các sản phẩm đề xuất cho người sử dụng bằng cách thức nhìn thấy điểm dữ liệu gazillion trong một khoảng thời gian cực ngắn. (Lưu ý: đây chính là phần thỏa mãn sự tò mò bạn gợi ra ở tiêu đề) Các nhân viên của Yelp có sử dụng việc hiệu quả như vậy không? Để tìm kiếm thông tin về James, các bạn đủ sức sử dụng hồ sơ trên LinkedIn và phải đánh giá web của công ty James. Tóm lại, muốn viết thư điện tử marketing hiệu quả, hãy nhớ nội dung thư điện tử cần rõ ràng, và có thể đọc hết trong vòng 3 phút.
